Privacy Notice (English)
This notice is given under the Personal Data Protection Act 2010 (PDPA). It explains how ODL Series (“we”, “us”) processes personal data when you use odlseries.com, send an enquiry, order or pre-order SIM titles, or download licensed files.
1. Personal data we collect
| When | Personal data |
|---|
| Contact form | Name, email address, phone number (optional), institution (optional), your interest and your message. |
| Order or pre-order request | Name, email address, phone number, buyer type, institution, titles and quantities, the date you need them, payment preference and notes. |
| Free eBook request | Name, designation, institution or company, email address, phone number (optional), the eBooks you chose, and whether you agreed to receive news and offers. |
| Quotations and invoices | Billing name, institution, email, phone, billing address and the items, amounts and payment status of your order. |
| Delivery of licensed files | Licence number, licensee name, institution and email, which are printed on every page and stored inside the file you receive. |
| Downloading files | Date and time, IP address and browser or device type of each download attempt. |
| My account | Your email address (your username), name, institution and phone, a securely scrambled copy of your password (we cannot read it), and the dates you signed in. We use a cookie only to keep you signed in, and it ends when you sign out or after 2 hours. |
| Security | IP addresses of form submissions and download attempts, kept for a short time to stop spam and abuse. |
| Browsing the website | Anonymous visit statistics: the page viewed, the website or link you came from, device type (desktop, tablet or phone) and browser name, with a visitor code that changes every day. We do not use cookies or outside analytics services, and we do not store your IP address or anything else that identifies you. If your browser sends Do Not Track or Global Privacy Control, your visits are not counted. |
We do not ask for sensitive personal data (such as health, religious or political information), and we do not collect card or bank account numbers on this website. Bank transfers are made through your own bank.
2. Source of the data
We collect personal data directly from you. If your institution orders on your behalf, we receive your details from the person who places the order.
3. Purposes
- To reply to your enquiry and arrange consultations or product walkthroughs.
- To process orders and pre-orders: preparing quotations and invoices, confirming payment and delivering licensed files.
- To send you the free eBooks you request, personalised and licensed to you.
- Only if you agree (an optional tick box): to email you news about new SIM titles, free eBooks and training. You can withdraw this consent at any time by replying to any of our emails or contacting us, and it does not affect anything else.
- To personalise licensed files, so each copy can be traced to its licence and protected against unauthorised sharing.
- To limit and record downloads, prevent misuse and enforce licence terms, including under the Copyright Act 1987.
- To keep business, tax and accounting records required by law.
- To keep our website and systems secure.
- To understand which pages are useful and improve the website, using anonymous visit statistics.
We do not send marketing messages unless you have separately agreed to receive them, and we do not sell your personal data.
4. Is the data mandatory?
Fields marked with an asterisk (*) are mandatory. If you do not provide them, we cannot reply to your enquiry, process your order or deliver your files. Other fields are voluntary.
5. Who we disclose data to
- Our website hosting and email service providers, which store and send data on our behalf.
- Google Fonts, which receives your IP address when our pages load their typeface.
- Our professional advisers, such as accountants, auditors and lawyers, where needed.
- Government agencies, regulators, courts or law enforcement, when required or permitted by law.
- Your institution, where it placed the order or holds the licence that covers you.
Some of these providers may store data on servers outside Malaysia. Where that happens, we take reasonable steps to make sure your data is protected to a standard consistent with the PDPA.
6. How long we keep data
| Data | Kept for |
|---|
| Enquiries, and order requests that did not proceed | 2 years after our last contact, then deleted |
| Free eBook requests, with your personal copy and download records | 2 years after we send the eBook, then deleted |
| Orders that proceeded, quotations, invoices and licence records | 7 years, to meet tax and accounting record-keeping requirements |
| Download records | 2 years after the download |
| Your personalised licensed file on our server | 1 year after its download link expires (a new copy can be prepared on request) |
| Spam and security logs | Up to 30 days |
| Anonymous visit statistics | 24 months, then deleted |
7. Security
The website uses encrypted (HTTPS) connections. Order and customer records can be opened only through a single password-protected team account. Files are kept in private storage and delivered only through personal links that expire and allow a limited number of downloads. If a personal data breach occurs, we will notify the Personal Data Protection Commissioner within 72 hours and inform you within 7 days where the breach is likely to cause you significant harm, as required by law.
8. Your rights and choices
- Access: ask for a copy of the personal data we hold about you.
- Correction: ask us to correct data that is inaccurate, incomplete, misleading or out of date.
- Portability: ask for your data in a commonly used, machine-readable format, or for it to be sent to another organisation where technically feasible.
- Direct marketing: ask us at any time to stop sending you news and offers.
- Withdraw consent or limit processing: ask us to stop using your data or to delete it. We may still need to keep some records to meet legal obligations, and we may not be able to complete an order or deliver files without the mandatory data.
We will acknowledge your request and respond within 21 days. If we cannot respond in time, we will tell you in writing before the 21 days end and complete it within the following 14 days. We may need to confirm your identity first.
9. Contact us
Data protection contact: Head Consultant, ODL Series
Email: consultant@odlseries.com
Phone: 011-6414 9961
If you are not satisfied with our response, you may complain to the Personal Data Protection Commissioner, Malaysia.
10. Changes to this notice
We may update this notice. The effective date at the top shows when it was last changed. Where the change is significant, we will tell customers with active orders or licences.
Notis Privasi (Bahasa Melayu)
Notis ini diberikan di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (APDP). Notis ini menerangkan bagaimana ODL Series (“kami”) memproses data peribadi apabila anda menggunakan odlseries.com, menghantar pertanyaan, membuat pesanan atau prapesanan judul SIM, atau memuat turun fail berlesen.
1. Data peribadi yang kami kumpul
| Bila | Data peribadi |
|---|
| Borang hubungi | Nama, alamat e-mel, nombor telefon (pilihan), institusi (pilihan), minat anda dan mesej anda. |
| Permintaan pesanan atau prapesanan | Nama, alamat e-mel, nombor telefon, jenis pembeli, institusi, judul dan kuantiti, tarikh diperlukan, pilihan pembayaran dan catatan. |
| Permintaan eBook percuma | Nama, jawatan, institusi atau syarikat, alamat e-mel, nombor telefon (pilihan), eBook yang dipilih, dan sama ada anda bersetuju menerima berita dan tawaran. |
| Sebut harga dan invois | Nama pembayar, institusi, e-mel, telefon, alamat bil serta item, jumlah dan status pembayaran pesanan anda. |
| Penghantaran fail berlesen | Nombor lesen, nama pemegang lesen, institusi dan e-mel, yang dicetak pada setiap halaman dan disimpan di dalam fail yang anda terima. |
| Muat turun fail | Tarikh dan masa, alamat IP dan jenis pelayar atau peranti bagi setiap cubaan muat turun. |
| Akaun saya (My account) | Alamat e-mel anda (nama pengguna), nama, institusi dan nombor telefon, salinan kata laluan anda yang disulitkan dengan selamat (kami tidak dapat membacanya), dan tarikh anda log masuk. Kami menggunakan kuki hanya untuk mengekalkan anda log masuk, dan ia tamat apabila anda log keluar atau selepas 2 jam. |
| Keselamatan | Alamat IP bagi penghantaran borang dan cubaan muat turun, disimpan untuk tempoh singkat bagi menghalang spam dan penyalahgunaan. |
| Melayari laman web | Statistik lawatan tanpa nama: halaman yang dilihat, laman web atau pautan asal anda, jenis peranti (desktop, tablet atau telefon) dan nama pelayar, bersama kod pelawat yang berubah setiap hari. Kami tidak menggunakan kuki atau perkhidmatan analitik luar, dan kami tidak menyimpan alamat IP anda atau apa-apa maklumat yang boleh mengenal pasti anda. Jika pelayar anda menghantar isyarat Do Not Track atau Global Privacy Control, lawatan anda tidak dikira. |
Kami tidak meminta data peribadi sensitif (seperti maklumat kesihatan, agama atau politik), dan kami tidak mengumpul nombor kad atau akaun bank di laman web ini. Pindahan bank dibuat melalui bank anda sendiri.
2. Sumber data
Kami mengumpul data peribadi terus daripada anda. Jika institusi anda membuat pesanan bagi pihak anda, kami menerima butiran anda daripada orang yang membuat pesanan tersebut.
3. Tujuan
- Untuk menjawab pertanyaan anda dan mengatur konsultasi atau tunjuk cara produk.
- Untuk memproses pesanan dan prapesanan: menyediakan sebut harga dan invois, mengesahkan pembayaran dan menghantar fail berlesen.
- Untuk menghantar eBook percuma yang anda minta, diperibadikan dan dilesenkan kepada anda.
- Hanya jika anda bersetuju (kotak pilihan yang tidak wajib): untuk menghantar e-mel tentang judul SIM baharu, eBook percuma dan latihan. Anda boleh menarik balik persetujuan ini pada bila-bila masa dengan membalas mana-mana e-mel kami atau menghubungi kami, dan ia tidak menjejaskan perkara lain.
- Untuk memperibadikan fail berlesen supaya setiap salinan dapat dikesan kepada lesennya dan dilindungi daripada perkongsian tanpa kebenaran.
- Untuk mengehadkan dan merekod muat turun, mencegah penyalahgunaan dan menguatkuasakan syarat lesen, termasuk di bawah Akta Hak Cipta 1987.
- Untuk menyimpan rekod perniagaan, cukai dan perakaunan yang dikehendaki oleh undang-undang.
- Untuk memastikan laman web dan sistem kami selamat.
- Untuk memahami halaman yang berguna dan menambah baik laman web, menggunakan statistik lawatan tanpa nama.
Kami tidak menghantar mesej pemasaran kecuali anda bersetuju secara berasingan untuk menerimanya, dan kami tidak menjual data peribadi anda.
4. Adakah data ini wajib?
Ruangan bertanda asterisk (*) adalah wajib. Jika anda tidak memberikannya, kami tidak dapat menjawab pertanyaan anda, memproses pesanan anda atau menghantar fail anda. Ruangan lain adalah sukarela.
5. Pihak yang menerima data
- Penyedia perkhidmatan pengehosan laman web dan e-mel kami, yang menyimpan dan menghantar data bagi pihak kami.
- Google Fonts, yang menerima alamat IP anda apabila halaman kami memuatkan fon.
- Penasihat profesional kami, seperti akauntan, juruaudit dan peguam, apabila perlu.
- Agensi kerajaan, pengawal selia, mahkamah atau pihak penguat kuasa, apabila dikehendaki atau dibenarkan oleh undang-undang.
- Institusi anda, jika institusi itu membuat pesanan atau memegang lesen yang meliputi anda.
Sesetengah penyedia ini mungkin menyimpan data di pelayan di luar Malaysia. Dalam keadaan itu, kami mengambil langkah munasabah untuk memastikan data anda dilindungi pada tahap yang selaras dengan APDP.
6. Tempoh penyimpanan data
| Data | Disimpan selama |
|---|
| Pertanyaan, dan permintaan pesanan yang tidak diteruskan | 2 tahun selepas hubungan terakhir, kemudian dipadam |
| Permintaan eBook percuma, bersama salinan peribadi dan rekod muat turun | 2 tahun selepas eBook dihantar, kemudian dipadam |
| Pesanan yang diteruskan, sebut harga, invois dan rekod lesen | 7 tahun, bagi memenuhi keperluan penyimpanan rekod cukai dan perakaunan |
| Rekod muat turun | 2 tahun selepas muat turun |
| Fail berlesen peribadi anda di pelayan kami | 1 tahun selepas pautan muat turun tamat tempoh (salinan baharu boleh disediakan atas permintaan) |
| Log spam dan keselamatan | Sehingga 30 hari |
| Statistik lawatan tanpa nama | 24 bulan, kemudian dipadam |
7. Keselamatan
Laman web ini menggunakan sambungan tersulit (HTTPS). Rekod pesanan dan pelanggan hanya boleh dibuka melalui satu akaun pasukan yang dilindungi kata laluan. Fail disimpan dalam storan peribadi dan dihantar hanya melalui pautan peribadi yang tamat tempoh dan mempunyai had bilangan muat turun. Jika berlaku pelanggaran data peribadi, kami akan memaklumkan Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi dalam tempoh 72 jam dan memaklumkan anda dalam tempoh 7 hari jika pelanggaran itu mungkin menyebabkan kemudaratan yang ketara kepada anda, seperti yang dikehendaki oleh undang-undang.
8. Hak dan pilihan anda
- Akses: meminta salinan data peribadi anda yang kami simpan.
- Pembetulan: meminta kami membetulkan data yang tidak tepat, tidak lengkap, mengelirukan atau tidak terkini.
- Kebolehpindahan: meminta data anda dalam format yang lazim digunakan dan boleh dibaca mesin, atau dihantar kepada organisasi lain jika boleh dilaksanakan secara teknikal.
- Pemasaran langsung: minta kami berhenti menghantar berita dan tawaran pada bila-bila masa.
- Menarik balik persetujuan atau mengehadkan pemprosesan: meminta kami berhenti menggunakan data anda atau memadamnya. Kami mungkin masih perlu menyimpan sesetengah rekod untuk memenuhi kewajipan undang-undang, dan kami mungkin tidak dapat menyelesaikan pesanan atau menghantar fail tanpa data wajib.
Kami akan mengakui penerimaan permintaan anda dan menjawab dalam tempoh 21 hari. Jika kami tidak dapat menjawab dalam tempoh itu, kami akan memaklumkan anda secara bertulis sebelum tamat 21 hari dan menyelesaikannya dalam tempoh 14 hari berikutnya. Kami mungkin perlu mengesahkan identiti anda terlebih dahulu.
9. Hubungi kami
Pegawai perhubungan perlindungan data: Ketua Perunding, ODL Series
E-mel: consultant@odlseries.com
Telefon: 011-6414 9961
Jika anda tidak berpuas hati dengan jawapan kami, anda boleh membuat aduan kepada Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi, Malaysia.
10. Perubahan kepada notis ini
Kami mungkin mengemas kini notis ini. Tarikh berkuat kuasa di bahagian atas menunjukkan bila ia kali terakhir diubah. Jika perubahan itu ketara, kami akan memaklumkan pelanggan yang mempunyai pesanan atau lesen yang aktif.
